WIR Bank Basel

Vorstellung des Kunden
Die im Jahre 1934 gegründete WIR Bank mit Hauptsitz in Basel ist eine genossenschaftliche Bank für den Mittelstand mit Schwerpunkt Klein- und Mittelunternehmen (KMU). Mit der Durchführung und Abwicklung des WIR-Verrechnungsverkehrs sowie kostengünstigen Angeboten im Anlage- und Kreditbereich verhilft die WIR Bank ihren Kunden zum wirtschaftlichen Erfolg. Die WIR Bank betreibt sieben Filialen in Basel, Bern, Luzern, St.GalIen, Lugano, Lausanne und Zürich und eine Agentur in Chur.  http://www.wirbank.ch

Problemstellung
Als Dienstelster im Finanzbereich muss auch die WIR Bank besonders sorgfältig mit Daten umgehen. Aufgrund der steigenden Kundenzahl, der Einführung neuer Produkte und der wachsenden Anforderungen ist die Datenmenge in den letzten Jahren auf das Zwanzigfache gestiegen. Besonders beim Erstellen der Kontoauszüge und den dazugehörigen Dokumenten an Monats-, Quartals- und Jahresenden war es für die interne Informatik der WIR Bank eine Herausforderung, die vorgegebene Zeit von 12 Stunden einzuhalten.

Eine der wichtigsten Anforderungen bezüglich der so erstellten Dokumente ist, dass diese zum Zeitpunkt, an welchem sie das Bankgebäude verlassen, bereits im Zugriff der autorisierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der WIR Bank sind.

Um diese Ziele zu erreichen, ist die WIR Bank unter anderem auf eine zuverlässige und effiziente Archivierungslösung angewiesen.

Lösungsweg
Bis 1993 wurden die zahlreichen Buchungsaufträge (Checks) und WIR-Kartenbelege auf Mikrofilm verfilmt. Infolge der technischen und organisatorischen Restriktionen dieses Verfahrens wurde schon zu diesem frühen Zeitpunkt nach Alternativen gesucht.

Die Lösung erfolgte durch Scannen und digitale Speicherung der Belege auf 12-Zoll-WORM-Platten. Dank intelligenter Indexierung waren die Daten nun umgehend an allen Arbeitsplätzen verfügbar.

In den darauf folgenden Jahren wurde die so initiierte Archivierungslösung stetig weiterentwickelt. Es folgten die Daten der Konten- und weiteren Auszüge wie auch die Korrespondenz und Dossiers der Kunden.


Implementation
Weil Daten für die WIR Bank unternehmenskritisch sind, werden diese automatisch, lückenlos und im Originalzustand an zwei getrennten Standorten auf unveränderbaren Medien (WORM) gespeichert. Dadurch können zu keinem Zeitpunkt Manipulationen stattfinden. Die Integrität der Daten und die juristische Verwertbarkeit werden sichergestellt. Dank umfangreicher applikatorischer Unterstützung können die archivierten Daten jederzeit innerhalb kürzester Frist gefunden und genutzt bzw. wiederhergestellt werden.

Mit dem Dokumentenmanagementsystem  der SPS GmbH, stellt die WIR Bank sicher, dass die umfangreichen gesetzlichen Vorschriften für Finanzinstitute bezüglich der unternehmerischen Sorgfaltspflichten in der Schriftgutverwaltung eingehalten werden.

Stand heute
Heute, 15 Jahre nach der ersten elektronischen Archivierung eines Belegs bei der WIR Bank, importiert die Archivierungslösung an normalen Tagen ca. 10.0O0 und jährlich ca. 3 Mio. Briefe, Bankauszüge, Buchungsaufträge und Belege. Das ­System verwaltet aktuell 38 Mio. Objekte aus 160 Dokumenttypen. Es werden dabei 100 unterschiedliche, auf die jeweilige Benutzergruppen zugeschnittene Abfragetypen verwendet.

Auch für die größten Archivierungsvorgänge am Jahresende werden weniger als 24 Stunden benötigt.
SAP-Schnittstelle
Seit Ende 2008 ist nun auch das Modul  zum Einsatz gekommen. Nun werden Daten aus dem SAP-System über die SAP-zertifizierte Archivschnittstelle in das  importiert.
Für Archivabfragen kann der SAP-Benutzer für diese Daten seine gewohnte SAP-Oberfläche benutzen. Der korrekte Zugriff und die Bereitstellung der Daten erfolgt wiederum über die Archivschnittstelle von .

Zukunftsaussichten
Weitere Möglichkeiten, wie beispielsweise die Integration des zunehmend an Bedeutung gewinnenden und bereits heute verfügbaren Moduls für die Archivierung von E-Mail-Daten stehen der WIR Bank für die Zukunft offen.

Statement des Kunden
Jürg Jenny, Leiter der Informatik der WIR Bank, ist mit der Archivierungslösung sehr zufrieden: „Flexibilität, Einfachheit und die offenen Schnittstellen bieten uns enorme Vorteile. Der Zugriff auf die zentralen Informationen erfolgt selbständig und sicher durch den Benutzer. Der Betrieb ist sehr stabil und benötigt nur einen relativ geringen technischen und administrativen Aufwand.”